INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
La presente informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27.04.2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (c.d. “Regolamento generale sul trattamento dei dati personali” o “GDPR”) e del D. Lgs. 30.06.2003, n. 196, così come modificato ed integrato dal D. Lgs. 10.08.2018, n. 101 (“Codice in materia di dati personali” o “Codice Privacy”) da:
► Pordenone Fiere S.p.A., con sede legale in 33170 Pordenone (PN), Viale Treviso, 1, codice fiscale e partita iva 00076940931, in persona del legale rappresentante pro tempore;
nella qualità di Titolare del trattamento (in seguito “Titolare”).
Il Titolare, consapevole dell’importanza di garantire la sicurezza delle informazioni private, in conformità alla legislazione europea e italiana applicabili, in ossequio al principio di trasparenza di cui all’art. 12, GDPR, di seguito fornisce le seguenti informazioni al fine di rendere consapevole l’utente delle caratteristiche e delle modalità del trattamento dei dati personali.
1. Oggetto del trattamento
Il Titolare tratta i dati personali identificativi (a titolo esemplificativo, dati anagrafici come nome, cognome, codice fiscale, dati di contatto come indirizzo di residenza, e-mail, numero telefonico), nonché altre informazioni (a titolo esemplificativo, domiciliazioni ed estremi di conti correnti bancari) – in seguito, “dati personali” o anche “dati”, da Lei comunicati, o altrimenti acquisiti nei limiti di quanto previsto dall’art. 14, comma 5, GDPR, nell’ambito dei rapporti commerciali intercorrenti con il Titolare stesso.
2. Base giuridica e finalità del trattamento
I Suoi dati personali sono trattati:
a) senza il Suo consenso espresso (cfr. art. 6, lett. b, GDPR) per le seguenti finalità:
i. dare esecuzione alle richieste di contratto (finalità contrattuali). In tale caso, infatti, l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate dietro Sua richiesta, costituisce base giuridica del trattamento;
ii. dare esecuzione alla pianificazione e gestione organizzativa delle manifestazioni (finalità di pianificazione e gestione delle manifestazioni ed eventi), come emissione e pagamento di titoli, accrediti e pass di accesso, gestione di cartellini identificativi personali ai fini di security, pianificazione e gestione di specifici servizi da lei richiesti (es. servizi di traduzioni, hostess, catering), gestione dei contratti da noi stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi da Lei utilizzati durante o in occasione delle manifestazioni; pubblicazione di nome e cognome o denominazione e ragione sociale, numero di telefono, fax, e-mail, sito web nel catalogo pubblico e/o guida del visitatore on line o cartacei della manifestazione cui Lei partecipa;
iii. inoltre, Le significhiamo che i Suoi dati personali potranno essere trattati senza il Suo consenso espresso (cfr. art. 6, lett. b, c, d, e, f), anche al fine di: adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali, derivanti dal rapporto contrattuale in essere; adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità; salvaguardare gli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica, eseguire compiti di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento; perseguire un legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, nei limiti ed alle condizioni di cui all’art. 6, lettera f), GDPR; esercitare i diritti del Titolare (a mero titolo esemplificativo, il diritto di difesa in giudizio).
b) solo previo Suo specifico e inequivocabile consenso (cfr. artt. 6, lett. a, 7, GDPR), per le seguenti ulteriori finalità:
i. invio di newsletter, buoni sconto e omaggi, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti e/o servizi offerti da Pordenone Fiere Spa inerenti le manifestazioni che si svolgono in quartiere, svolgimento di studi statistici e/o ricerche di mercato, anche per il tramite di società appositamente incaricate [Growens Spa (MailUp), Goodnet, Eventbrite o società simili] – mediante e-mail, messaggi push-up, funzioni di messaggistica con dispositivi mobili, chiamate telefoniche con operatore, social network e/o altri strumenti di comunicazione (finalità di marketing);
ii. analisi, delle Sue preferenze, abitudini, comportamenti e/o interessi per la definizione di profili commerciali – individuali o di gruppo – personalizzati, anche al fine di inviare comunicazioni commerciali mirate mediante le modalità, tradizionali e/o automatizzate, di cui al punto i. che precede, anche per il tramite di società appositamente incaricate (finalità di profilazione);
iii. comunicazione dei dati a terzi partners di Pordenone Fiere Spa (organizzatori di eventi, espositori o altri operatori attivi negli eventi) per autonome azioni di marketing diretto relativi a beni e servizi inerenti tali terzi partner.
In tali casi, infatti, il consenso costituisce la base giuridica del trattamento.
3. Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2, lettera a) – finalità contrattuali e finalità di pianificazione e gestione delle manifestazioni – ha natura necessaria, in quanto un Suo eventuale rifiuto a fornire i dati personali richiesti potrebbe comportare l’impossibilità per il Titolare di adempiere agli obblighi di legge e/o a quelli derivanti dalla gestione del rapporto contrattuale, impedendo, di conseguenza, la Sua formalizzazione e/o esecuzione. Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2, lettera b), punto i. – finalità di marketing – ha natura facoltativa ed il mancato conferimento può implicare l’impossibilità di ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti e/o servizi offerti dal Titolare, di essere soggetti di studi statistici e/o ricerche di mercato, nonché di essere soggetti a pubblicazione su cataloghi e/o guide in formato cartaceo e/o telematico. Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2, lettera b), punto ii. – finalità di profilazione – ha natura facoltativa ed il mancato conferimento può implicare l’impossibilità di per il Titolare di utilizzare tali dati per compiere analisi delle Sue preferenze, abitudini, comportamenti e/o interessi per la definizione di profili commerciali – individuali o di gruppo – personalizzati, anche al fine di inviare comunicazioni commerciali mirate mediante le modalità tradizionali e/o automatizzate.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate dall’art. 4, comma 1, n. 2), GDPR, ovvero qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta,
la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. Il trattamento dei Suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli ed avverrà mediante strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire la sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione. I dati personali potranno essere memorizzati sia su supporti informatici che su supporti cartacei, nonché su ogni altro tipo di supporto ritenuto più idoneo al trattamento.
5. Periodo di conservazione dei dati
Il Titolare tratterà i dati per il tempo necessario rispettivamente a perseguire le relative finalità come sopra dichiarate, in particolare:
– 10 anni dalla data di raccolta del dato o acquisizione del consenso nel caso di finalità di vendita di spazi espositivi e servizi complementari di manifestazione, nonché di vendita di spazi pubblicitari non collegati agli Eventi;
– 10 anni dalla data di raccolta del dato o acquisizione del consenso nel caso di finalità di marketing diretto verso espositori e altri soggetti terzi che organizzano Eventi, nonché verso visitatori, buyers, convegnisti e giornalisti;
– Il periodo più lungo tra il termine di 10 anni e quello di cessazione della carica in relazione alle finalità di marketing diretto verso i cd. Vip;
– 12 mesi dal termine dell’Evento nel caso di finalità di prevendita e vendita di biglietti online e onsite a visitatori e inviti omaggio, di finalità di controllo e registrazione degli accessi dei visitatori e dei Vip nonché di finalità di registrazione del personale di sicurezza dell’Evento.
– 10 giorni dalla data di registrazione nel caso di finalità di gestione del sistema di videosorveglianza;
– Il catalogo on line e cartaceo degli espositori realizzato per finalità promozionali viene conservato per le ultime due edizioni dello stesso;
– Fino all’ottenimento della certificazione amministrativa dell’Evento nel caso di finalità di certificazione del medesimo;
Decorso tale termine di conservazione, i dati saranno distrutti o resi anonimi e, comunque, saranno resi inutilizzabili per le finalità relativamente alle quali sono decorsi i termini di conservazione.
6. Comunicazione dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere resi accessibili ai lavoratori e/o ai collaboratori che operano alle dipendenze e per il Titolare e/o ad alcuni soggetti esterni che presentino garanzie sufficienti di avere adottato misure giuridiche, organizzative e tecniche adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti di cui al GDPR e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato. In particolare, i Suoi dati potranno essere resi accessibili a: i. dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di responsabili interni, delegati, designati e/o autorizzati al trattamento dei dati personali e/o Amministratori di sistema; ii. società terze o altri soggetti (a mero titolo esemplificativo: istituti di credito, studi professionali, consulenti, compagnie di assicurazioni, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento dei dati personali; società terze o altri soggetti (a mero titolo esemplificativo: soggetti che effettuano l’invio di comunicazioni informative e/o promozionali, servizi di marketing, servizi di telemarketing, studi statistici e/o ricerche di mercato, etc.), affinché gli stessi possano compiere le attività di cui all’art. 2, lettera b), punti i. e ii. iii.
7. Trasferimento dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea, ovvero in conformità di quanto previsto dagli artt. 45 e seg., GDPR. Attualmente i server sono situati in Italia. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che, qualora si rendesse necessario trasferire l’ubicazione dei server, in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE, tale spostamento avverrà sempre in ossequio agli artt. 45 e seg., GDPR. In tal caso, comunque, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
8. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. da 15 a 21, GDPR, ha diritto di: i. ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, l’accesso ai dati personali, anche ricevendone copia (c.d. diritto di accesso); ii. ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti e/o l’integrazione dei dati personali incompleti che La riguardano (c.d. diritto di rettifica); iii. ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati personali se sussiste uno dei motivi previsti dal GDPR (c.d. diritto alla cancellazione); iv. Ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento solo ad alcuni dati personali se sussiste uno dei motivi previsti dal GDPR (c.d. diritto alla limitazione del trattamento); v. richiedere e ricevere dal Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano, oppure richiedere ed ottenere la trasmissione ad altro Titolare senza impedimenti (c.d. diritto alla portabilità); vi. revocare, in qualsiasi momento, il consenso eventualmente prestato relativamente al trattamento dei Suoi dati personali (c.d. diritto di revoca del consenso); vii. opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali (c.d. diritto di opposizione); viii. non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato nei casi previsti dal GDPR; ix. di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, nonché di esercitare gli altri diritti a Lei riconosciuti dalla legislazione europea e italiana applicabili.
9. Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i Suoi diritti contattando il Titolare:
► a mezzo raccomandata A/R: Pordenone Fiere S.p.A., con sede legale in 33170 Pordenone (PN), Viale Treviso, 1, alla cortese attenzione del Dott. Ing. Luca Sardelli;
► a mezzo e-mail: privacy@fierapordenone.it
10. Minori
Nei casi in cui è necessario il consenso, ove il soggetto che conferisce sia minorenne, il trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, il citato consenso è prestato dall’esercente la responsabilità genitoriale. Con specifico riferimento al trattamento dei dati personali relativamente all’offerta diretta di servizi della società dell’informazione, ai sensi dell’art. 8, GDPR, nonché dell’art. 2 quinquies, Codice Privacy, ove il soggetto che conferisce
sia minore di anni 14 (quattordici), il trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, il citato consenso è prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.
11. Titolare, responsabili, delegati, designati e autorizzati
Il Titolare del trattamento è:
► Pordenone Fiere S.p.A., con sede legale in 33170 Pordenone (PN), Viale Treviso, 1, codice fiscale e partita iva 00076940931, in persona del legale rappresentante pro tempore. Maggiori informazioni in merito ai responsabili, delegati, designati e autorizzati al trattamento dei dati personali possono essere richieste contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
12. Responsabile per la protezione dei dati personali (c.d. Data Protection Officer — DPO)
In ragione delle attività di trattamento svolte, il Titolare ha ritenuto necessario designare, quale Responsabile per la protezione dei dati personali – c.d. Data Protection Officer o “DPO” – ai sensi dell’art. 37, GDPR, l’ing. Fabrizio Bottacin, che potrà essere contattato per ogni informazione e/o richiesta scrivendo a: DPO dott. Bottacin Fabrizio, viale Treviso 1, 33170 Pordenone, oppure inviando una e-mail a: dpo@fierapordenone.it.
Pordenone (PN), 27 febbraio 2023
Il Titolare del trattamento
Pordenone Fiere S.p.A.